El pedido que llega por correo, liberado en una sola pasada
Carla lo dijo así en la llamada: "Te subo la información y pasa o no pasa." Y Salvador
pidió que la información le diga a cada gerente qué cliente compró menos. Esto es un lunes de pedidos en
Gustinos, como se mueve hoy y como se vería con el cerebro.
Empieza por cómo es hoy.
Lunes, 9:00 a.m.— llegan los pedidos del fin de semana.
0:00
del equipo, moviendo pedidos
📥
La bandeja de pedidos
21 Excel por correo y 2 pedidos por WhatsApp
Se abre cada correo, se baja el archivo y se revisa que traiga cliente, productos y cantidades. Los de WhatsApp se pasan primero a un Excel.
+45 min
⌨️
Del Excel a Alpha
Pedido por pedido
Se capturan con los precios y lineamientos de cada cliente: lo que ya venía en el Excel se vuelve a pasar al sistema.
+90 min
💳
Crédito y cobranza
La segunda revisión del mismo pedido
Revisa saldo, vencidos y límite de cada cliente, aunque el pedido ya se capturó con sus condiciones. A las 9:00 todavía está terminando los del viernes.
+70 min
🏷️
Precios
La tercera revisión
Revisa precios y promociones renglón por renglón. Si uno no cuadra, no lo libera y el pedido regresa al inicio.
+70 min
🔁
Los que regresan
4 de los 23
Se le pregunta al vendedor por WhatsApp. El de Pacífico está en ruta y contesta hasta la tarde; cuando lo hace, el pedido vuelve a captura y a las dos revisiones.
+80 min
📲
"¿Ya salió mi pedido?"
Vendedores y regionales, por WhatsApp
Preguntan en qué va su pedido. Para contestar hay que buscarlo área por área.
+30 min
⛔
El pedido que el cliente le hizo a otro proveedor
El dato que no está en ningún reporte
Un pedido que espera no levanta ninguna alarma. Si tarda, el cliente se lo pide a alguien más y nadie lo registra. Saber cuántas ventas se cayeron así exige revisar, cliente por cliente, lo que compraba antes.
no se ve
Seis horas y media del equipo para mover los pedidos de una mañana, y cuatro todavía no salen. Ventas
sigue preguntando en qué va cada uno.
Mañana llegan otros veinte. Y nadie sabe cuántas ventas se cayeron mientras un pedido esperaba.
AP
El cerebro · Gustinosen línea · datos de ejemplo
Pregúntale al cerebro
Los mismos pedidos que en Hoy. Cada respuesta cruza el correo, la lista de precios, la cartera y el historial de cada cliente.
Lo que no se inventa aquí
Las reglas de crédito y de precios. Aquí el cerebro aplica dos reglas obvias con datos de ejemplo: el precio de la lista vigente de cada cliente y su crédito al corriente. Qué revisa exactamente cada área, qué se puede autorizar solo y qué siempre pasa por una persona lo definen crédito y precios. Y por dónde se lee Alpha es lo primero que se revisa con Sistemas.
Eso se mapea en la auditoría. No se inventa aquí.
¿Y en qué se convierte ese tiempo?
No se trata de quitar a nadie: su equipo se queda. Se trata de en qué usa las horas que hoy se le van
capturando, revisando y corrigiendo pedidos. Pongan sus números nosotros no traemos
ninguno cargado
captura, crédito, precios y facturación
promedio, aproximado
capturando, revisando y corrigiendo pedidos
—
horas al mes que hoy se van en capturar, revisar y corregir pedidos
—
al año en sueldo que se va en ese trabajo
Escriban sus números arriba y el cálculo se arma solo.
El pedido sale a la primeraCrédito y precios solo ven las excepciones, con el motivo ya señalado.
Ventas sabe en qué va todoSin preguntar por WhatsApp ni buscar el pedido área por área.
Ningún cliente se va sin avisoEl que compra menos aparece el lunes, no en el cierre.
Una sola forma de trabajarLo que funcione aquí se lleva a las demás empresas del grupo.
Ojo con lo que este número NO dice: no es un ahorro de nómina. Es capacidad que hoy se va en revisar dos
veces lo mismo y en contestar en qué va cada pedido, y que podría irse en vender. Y la venta que hoy se cae
mientras un pedido espera no aparece en este cálculo: se recupera cuando el pedido sale el mismo día. Cuánto de
cada cosa es real es justo lo que mide la auditoría.
Prototipo ilustrativo con datos de ejemplo, sin conexión a ningún sistema. Los clientes, los pedidos, los
porcentajes y los motivos son inventados para mostrar cómo se vería la información: no corresponden a operaciones
reales de Gustinos. Las zonas son las de su fuerza de ventas y las líneas de producto, las de su catálogo. Qué se
construye exactamente, con qué datos y en qué orden es justo lo que define la auditoría.
Demo · datos de ejemplo